Hogyan lehet automatikusan titkos másolatot készíteni az Outlookban

A Titkos másolat létrehozása nagyon hasznos dolog az e-mailek követéséhez. Ha azt szeretné, hogy az Ön által elküldött e-mail a beérkező levelek között legyen, általában a nyomon követés céljából, akkor a saját e-mail címének titkos másolatként való hozzáadása a megfelelő választás. Az emberek azonban gyakran figyelmen kívül hagyják ezt, amikor fontos e-mailt küldenek, ami oda vezet, hogy elfelejtik követni. Ez könnyen problémákhoz vezethet.

Hogyan lehet automatikusan titkos másolatot készíteni az Outlookban

Szerencsére van mód arra, hogy automatikusan titkos másolatot küldjön magának, amikor e-mailt küld, ami egy biztos módja annak, hogy minden e-mailt nyomon kövessen. Az automatikus ön-BCC engedélyezése azonban nem igazán egyszerű. Ez magában foglalja egy szabály létrehozását az Outlookban.

Szabályok és figyelmeztetések kezelése

Az automatikus BCC és CC egy nagy dolog az Outlookban. Míg ennek eléréséhez új bővítményt kell letöltenie böngészőalapú e-mail fiókjához, a Microsoft Outlook lehetővé teszi egy szabály létrehozását. A szabályok funkciót a Szabályok és figyelmeztetések kezelése menü opciót a képernyő felső középső részén, a itthon fül alatt, a Szabályok ikon.

Szabályok és figyelmeztetések kezeléseszabályok és figyelmeztetések

Kattintson Szabályok és figyelmeztetések kezelése és megjelenik egy új ablak, amely lehetőséget ad új szabály létrehozására. Kattintson Új szabály ennek az ablaknak a bal felső sarkában. 3 kategóriát fog látni: Maradjon szervezett, Maradj naprakész, és Kezdje egy üres szabályból. Válassza ki Szabály alkalmazása az általam küldött üzenetekre alatt Kezdje egy üres szabályból kategória.

Körülmények

A Szabályvarázsló ablakban kiválaszthatja, hogy milyen e-maileket kapjon titkos másolatként. Például ellenőrzéssel konkrét szavakkal a tárgyban beállításokat, akkor létrehozza az automatikus BCC-szabályt bizonyos szavakat tartalmazó e-mailekhez.

Körülmények

Mivel Ön küldi az e-mailt, használhatja ezt az okos lehetőséget az e-mailek automatikus rendezésére. Hozzáadhatja a „Follow-up” szót az adott szavak listájához, és megjelölheti a szóval azokat az e-maileket, amelyekhez nyomon kell követni.

Számos egyéb érdekes feltételt is beállíthat az e-mailjeihez. Ha azt szeretné, hogy az összes elküldött levelet titkos másolatként tárolja a beérkező levelek között, kattintson a gombra Következő, a felsorolt ​​négyzetek bejelölése nélkül.

Kivételek

A kivételek lényegében a Feltételek ellentétei itt. Amint azt valószínűleg sejted, itt vázol fel olyan helyzeteket, amelyekben Ön nem szeretné magát szerepeltetni BCC-ként. Követheti ugyanezt a példát fentről, és használhatja a kivéve ha az alany konkrét szavakat tartalmaz kivétel hozzáadásának lehetősége. Ebben a példában használhatja a „non-follow-up” parancsot, de ez zűrzavart és akár hibát is okozhat, mivel a követési szavak már a feltételek részét képezik.

Talán jobban jársz a kivéve, ha személyeknek vagy nyilvános csoportoknak küldik vagy a kivéve, ha bármely kategóriába tartozik kivételek.

Akciók

Itt „programozhatja” azokat a műveleteket, amelyekre ez a szabály vonatkozik. Vagyis itt választhatja ki, hogy mi történjen azokkal az e-mailekkel, amelyekhez feltételeket állított fel. Győződjön meg arról, hogy egy Ön által küldött e-mail a beérkezett üzenetek mappájába kerül, de sajnos itt nem létezik közvetlen BCC parancsautomatizálás. Ez nem jelenti azt, hogy nem utánozhat BCC-t.

Először is válassza ki Az üzenet másolása személyeknek vagy nyilvános csoportoknak a Szabályvarázsló Műveletek lépésében. Most kattintson emberek vagy nyilvános csoport és adja meg az e-mail címét. Így biztosíthatja, hogy a beállított feltételeknek megfelelő e-mail, amelyet elküld, a beérkező levelek mappájába kerüljön. Ha nem szeretné, hogy e-mail címe nyilvánosan megjelenjen az Ön által küldött e-mailekben, ellenőrizze a Helyezzen át egy másolatot a megadott mappabeállításba első lépésben kattintson a gombra Megadott mappa linket, és válassza ki a beérkező leveleket.

kilátások

Titkos másolat a Beérkezett üzenetek mappában

Ha saját e-mailjeit igényeinek megfelelően módosítja, óriási előnyt jelent a munkája során. Gondoskodni fog arról, hogy a beérkező levelek megfelelően rendezve legyenek, és a megfelelő szervezés elengedhetetlen minden munkához. Természetesen az Outlook szabályvarázslójának több használati esete is van, mint egy automatikus BCC beállítás. A dolgok gondos megtervezése és annak biztosítása azonban, hogy a kivételek és feltételek ne fedjék egymást, és hogy a megfelelő típusú e-maileket foglalják magukban, elengedhetetlen.

A jól elkészített automatikus BCC-szabályok sokat segíthetnek a beérkező levelek rendezésében. Ha azonban rosszul csinálja, eláraszthatja a postaládáját, ami még nagyobb problémát okozhat, mint amit megoldani szándékozott.

Használ automatikus BCC-t az Outlookban? Hogyan állítottad be? Milyen kivételeket és feltételeket alkalmaz, és milyen egyéb szabályokat alkotott?