Az e-mail kezelése nehéz feladat lehet. Munkakörnyezetben elengedhetetlen, hogy rendszerezett postaládát tartson a hatékonyság megőrzése érdekében. A zsúfolt postafiók meglehetősen nagy fájdalomnak bizonyulhat, különösen akkor, ha kénytelen végiggörgetni a régebbi e-mailek hegyeit, amelyekre esetleg már nincs szüksége. Valamikor ezek a régebbi e-mailek valamilyen célt szolgáltak, de azóta további akadályokká váltak egy adott e-mail keresése során. A levélszeméttel teli beérkező levelek valóban elveszíthetik az e-mail-könyvtár kezelésének lehetőségét, és bár számos módja van annak megakadályozására, hogy e-mailjei további spamlistákra kerüljenek – javasoljuk, hogy névtelenül küldje el e-mailjeit –, mégis törölnie kell régi spam üzenetek, amelyek először a beérkező levelek mappájába kerültek.
A sok időfelhasználás elkerülése érdekében nem javaslom, hogy próbálja meg manuálisan törölni az összes régebbi e-mailt. Ehelyett a szűrők segítségével sokkal gyorsabban megszabadulhat ezektől az e-mailektől. Szűrő létrehozásával törölheti a régi üzeneteket meghatározott időkeret alapján. Az egyetlen probléma, amit a szűrők használatával látok, az az, hogy csak az újonnan kapott üzenetekre vonatkoznak. A jövőben alkalmazhat szűrőket annak biztosítására, hogy a felhalmozódás ne forduljon elő másodszor, de mi van azokkal az e-mailekkel, amelyek megtöltik a beérkező leveleket?
Régi e-mailek automatikus törlése a Gmailben
Van néhány dolog, amibe bele kell merülni, amikor meg akarja szabadítani magát a régebbi, már nem szükséges e-mailektől, amelyek a Gmail-beérkező levelek mappáját sújtják. Megmutatom, hogyan állíthatja be a szűrőket, hogyan alkalmazhatja őket későbbi használatra, és hogyan lehet megszabadulni az összes jelenlegi régi e-mailtől a Gmail-bővítmény, az Email Studio segítségével.
A szűrők beállítása
Először is állítsuk be Szűrők .
Kezdeni:
- Jelentkezzen be Gmail-fiókjába a szükséges hitelesítő adatokkal.
- Keresse meg a Fogaskerék/fogaskerék ikont. Ez a Gmail beállítások menü, és az ablak jobb felső sarkában található. Kattintson erre az ikonra, majd válassza ki Beállítások a legördülő menüből.
- Kattintson a „Szűrők” fülre, majd kattintson a gombra Hozzon létre egy új szűrőt .
- A „Van a szavak” beviteli mezőbe írja be a következőt: régebbi_mint:x ahol az „x” a törölni kívánt üzenetek időkerete. Ez egy szám lesz, amelyet egy betű követ. A következő betűk az időkeretre vonatkoznak. A napokhoz a „d”, a hetekhez a „w”, a hónapokhoz pedig az „m” betűt kell használnia. Példa erre lenne régebbi_mint:3d ha három napnál régebbi e-maileket szeretne törölni.
- Ezután kattintson a Szűrő létrehozása ezzel a kereséssel gomb.
- A „Törlés” és a „Szűrő alkalmazása erre is” feliratú négyzeteket kattintson rájuk pipával.
- Végül kattintson Szűrő létrehozása ha látni szeretné az összes régebbi e-mailjét, az éppen beállított dátum alapján, lépjen át a beérkező levelek közül a kuka mappába.
Amikor az üzeneteket töröljük a Gmailben, azok nem tűnnek el azonnal. Ehelyett a Kuka mappában találhatja meg őket. Ez azt jelenti, hogy ezek az e-mailek továbbra is beleszámítanak a teljes adatkapacitásba. A teljes eltávolításuk érdekében vagy megvárhatja, amíg a Gmail 30 nap elteltével automatikusan törli őket, vagy most saját maga törölheti őket. Ez utóbbi végrehajtásához kattintson a gombra Szemét mappát, majd kattintson a hivatkozásra Ürítse ki a szemetet most .
Szűrő jövőbeli törléshez (újbóli alkalmazás)
Ennek a cikknek a címe az automatikus törléssel foglalkozik. Sajnos a szűrők nem aktiválhatók automatikusan. Vissza kell térnie, és ismét alkalmaznia kell a szűrőt a jelenlegi postafiókjában.
Szűrő újbóli alkalmazása:
- Térjen vissza a beállításokhoz úgy, hogy kattintson a fogaskerék/fogaskerék ikonra a Gmail ablakának jobb felső sarkában, és válassza a Beállítások a legördülő menüből.
- Kattintson a „Szűrők” fülre.
- Mivel korábban már létrehozott egy szűrőt, most rákattinthat Szerkesztés , amely a szűrő mellett található. Ha korábban több szűrőt hozott létre, akkor könnyen megtalálhatja a kívántat, mivel az egyes szűrők feltételei megjelennek.
- Kattintson Folytatni a keresési feltételekkel megjelenő részben. Hasonló képernyő lesz, mint az eredeti szűrő beállításakor.
- Ismét jelölje be a „Szűrő alkalmazása erre is” melletti négyzetet.
- Ezúttal a szűrő aktiválásához kattintson a gombra Frissítse a szűrőt . A megadott időkeretre beállított összes régebbi e-mailje a következőhöz kerül Szemét mappát.
E-mail Stúdió
Az Email Studio egy remek funkcióval rendelkezik, amely automatikusan törli az összes régebbi e-mailt egy adott feladótól, vagy azokat, amelyek egy adott mappában találhatók. A beépített Auto-Purge funkció segítségével Gmail-postafiókja sokkal rendezettebb lesz, ami hatékonyabb munkakörnyezetet eredményez.
Az Email Studio segítségével archiválhatja és alkalmazhatja a „Megjelölés olvasottként” funkciót a postaládájában lévő összes olyan e-mailre, amely több mint három hónapja ott van. Azt is lehetővé teszi, hogy véglegesen eltávolítsa az összes e-mailt Szemét és Spam mappákat automatikusan két nap múlva. További bónuszként az Auto-Purge tartalmaz egy e-mail-leiratkozási funkciót, amely segítségével könnyedén eltávolíthatja e-mail címét a bosszantó hírlevél-levelezőlisták közül. A kiegészítés még sok mindenre képes, de úgy érzem, hogy a már említettek pontosan rávilágítanak arra, mire van szükségünk ehhez a cikkhez.
Az alapcsomag ingyenesen használható, de a termékből a legtöbbet hozó prémium verzió 29 dolláros éves áron kapható. A frissítés lehetővé teszi több törlési szabálykészlet létrehozását, és tartalmaz egy e-mail ütemezőt, továbbítót és automatikus válaszadót.
Állítsa be és engedélyezze az automatikus törlést a Gmailben
Nyilvánvaló, hogy az első dolog, amit meg kell tennie, az Email Studio kiegészítő letöltése és telepítése. Ha ezt elérte, az Email Studio ikonja megjelenik a jobb oldalsávon, amikor megnyitja bármelyik Gmail e-mail üzenetét.
Használata:
- Nyissa meg az Email Studio bővítményt, és jelentkezzen be Gmail-fiókjával.
- Megjelenik a lehetőségek listája. Ezek közül a lehetőségek közül válassza az „E-mail tisztítás” eszközt.
- Ezután kattintson a gombra Új szabály hozzáadása szabály felállítása érdekében (olyan, mint amit a Szűrők ).
- A szabály beállításának két része van – meg kell adnia egy feltételt, majd egy műveletet. Gondolj „ok és okozat”-ra. A művelet akkor indul el, ha a megadott feltétel teljesül.
- Feltétel beállításához használhat speciális keresési paramétereket a Gmailben, mint pl újabb_ mint vagy rendelkezik: melléklettel vagy nagyobb, mint . Ezek segítségével megtalálhatja a kívánt Gmail e-mailek pontos egyezését Archívum , küldje el a Szemét , vagy helyezze át egy másik mappába.
- A szabály létrehozása után kattintson a gombra Megment gomb. Az Email Studio mostantól a háttérben fog működni, és óránként futási ellenőrzést hajt végre a megadott művelet végrehajtásával, ha egy e-mail megfelel a hozzá tartozó feltételeknek. Egyáltalán nem kell semmit kézzel csinálnia.