Aláírás hozzáadása az e-mail üzenethez egy kis professzionalizmust ad. A logó és az elérhetőségi adatok bedobása márkapromóciót biztosít az egyébként zord levelezéshez. Lehetőséget biztosít azoknak, akik más módon kívánnak kapcsolatba lépni Önnel. Az aláírás létrehozása és használata a Microsoft Outlook programban elég egyszerű feladat. Akár több személyre szabott aláírást is létrehozhat, amelyekre a célközönségtől függően kedvére válthat.
Az Outlook azonban csak az újonnan elküldött vagy továbbított e-mailekhez csatol aláírást. Az aláírás létrehozása előtt küldött e-mailek továbbra is hiányoznak. Ha aláírást szeretne adni a régebbi üzenetekhez, be kell lépnie az Outlook beállításaiba, és módosítania kell néhány dolgot.
Aláírása tartalmazhat szöveget, képeket, elektronikus névjegykártyáját, logóját vagy akár a kézzel írt aláírásának képét is. Beállíthatja az Outlookot úgy, hogy az aláírásokat automatikusan hozzáadja az összes kimenő üzenethez, vagy létrehozhatja az aláírást, és eseti alapon hozzáadhatja az üzenetekhez.
Aláírás hozzáadása az Outlook levelezéséhez
Az e-mailek aláírással való kiegészítésének lépései a jelenleg használt Outlook verziótól függenek. Van egy folyamat a szoftver régebbi verzióit (2007–2010), illetve az újabb verziókat (2010+) használók, valamint a Microsoft Office 365 felhasználók számára.
Kezdjük a legújabb verziókkal.
Outlook 2010+ verziók, beleértve az Outlook for 365-öt
Új aláírás létrehozása az Outlook e-mailekhez:
- Kattintson ide új e-mail létrehozásához.
- Kattintson Aláírás és akkor Aláírások az „Üzenet” lapról.
- Attól függően, hogy mekkora az Outlook ablaka, és hogy új e-mail üzenetet ír-e, vagy választ vagy továbbít, az „Üzenet” fül és a Aláírás gomb két különböző helyen lehet. Az Aláírás gombhoz azonban általában társul Fájl csatolása és Elem csatolása az „Üzenet” menü „Include” részében.
- Az „E-mail aláírás” lapon, közvetlenül a „Szerkesztéshez szükséges aláírás kiválasztása” mező alatt válassza a lehetőséget Új és adjon nevet az új aláírásának az „Új aláírás” párbeszédpanelen.
- Közvetlenül az „Aláírás szerkesztése” alatt írja be aláírását a megadott területen.
- Az ablak lehetővé teszi a betűtípusok, a betűszínek és -méretek, valamint a szövegigazítás módosítását.
- Ha hivatkozásokat és képeket szeretne hozzáadni az e-mail aláírásához, módosítani szeretné a betűtípusokat és színeket, valamint igazítani szeretné a szöveget, ezt megteheti az „Aláírás szerkesztése” alatti mini formázási sáv használatával.
- Még robusztusabb aláírást is létrehozhat felsorolásjelekkel, táblázatokkal vagy szegélyekkel a Microsoft Word használatával a szöveg formázásához. Ezután vigye át egy egyszerű másolat segítségével ( Ctrl+C ) és illessze be ( Ctrl+V ) az aláíráson az „Aláírás szerkesztése” rovatba.
- Az aláírásához közösségi média ikonokat és linkeket is hozzáadhat, amelyeket később érinteni fogok.
- Ha az aláírás olyan, amilyennek szeretné, az „Alapértelmezett aláírás kiválasztása” alatt állítsa be a következő beállításokat:
- Az „E-mail fiók” legördülő menü segítségével válassza ki az aláírásához társítani kívánt e-mail fiókot. Az Outlookhoz használt minden egyes e-mail fiókhoz különböző aláírások rendelhetők.
- Ha azt szeretné, hogy az aláírása minden jövőbeni üzenethez automatikusan hozzáadódjon, kattintson az „Új üzenetek” legördülő menüre, és válasszon aláírást. Ha nem szeretné, hogy alapértelmezés szerint automatikus legyen, válassza a lehetőséget (egyik sem) . Ezáltal minden elküldött új üzenetnek egyáltalán nincs aláírása, beleértve a továbbított és megválaszolt üzeneteket is.
- Ahhoz, hogy az aláírás megjelenjen a megválaszolt és továbbított üzenetekben, kattintson a „Válaszok/továbbküldések” legördülő menüre, és válasszon aláírást. Ez az aláírás automatikusan hozzáadódik, amikor válaszol vagy továbbít egy e-mailt. Ha nem szeretné ezt a készletet, válassza a lehetőséget (egyik sem) helyette.
- Most, hogy ennek vége, kattintson a gombra rendben gombbal térhet vissza az aláírás mentéséhez és az új üzenethez.
- Fontos megjegyezni, hogy a jelenlegi üzenetben, amelyben létrehozta az aláírást, nem lesz aláírás a helyén. Valamiért az aláírás csak a következő üzenetekben jelenik meg. Az aláírást manuálisan kell hozzáadnia, ha már alig várta, hogy használjon egyet.
Aláírás kézi beszúrása
Az aláírás létrehozása céljából indított új üzenethez, vagy azok számára, akik nem akarják, hogy az aláírás automatikusan be legyen állítva, továbbra is beszúrhat egy aláírást manuálisan.
Ehhez tegye a következőket:
- Az e-mail üzenet megnyitásakor kattintson az „Üzenet” fülre, és válassza ki Aláírás .
- Ezzel megnyílik egy kiugró menü, amely megjeleníti az összes mentett aláírást. Válassza ki a használni kívánt aláírást a lehetőségek közül, kattintson rá. Ez most megjelenik az aktuális üzenetben.
Logó vagy kép hozzáadása az aláírásához
A márkákhoz általában logókra van szükség. Ha képet, például logót vagy közösségi média ikont szeretne hozzáadni az aláírásához:
- Nyisson meg egy új e-mailt, és kattintson az „Üzenet” fülre.
- Kattintson Aláírás és akkor Aláírások .
- Válassza ki azt az aláírást, amelyhez hozzá kívánja adni az emblémát vagy képet a „Szerkesztéshez szükséges aláírás kiválasztása” mezőben.
- Kattintson a Kép hozzáadása ikonra, keresse meg a hozzáadni kívánt képet a számítógépes fájljai közül, majd válassza ki Beszúrás .
- A kép vagy logó átméretezéséhez kattintson a jobb gombbal a képre, és válassza ki Kép a menüpontok közül. Kattintson a „Méret” fülre, és használja a rendelkezésre álló lehetőségeket a kép méretének megfelelő méretéhez.
- A képarányok megőrzése érdekében hagyja bejelölve a „Méretarány rögzítése” négyzetet.
- Ha a kép átméretezett és használatra kész, kattintson rendben .
- Kövesse ezt a gombra kattintva rendben ismét, hogy elmentse az aláírásában végzett összes módosítást.
A Microsoft Outlook 2007-2010-es verziói
Új aláírás létrehozása a Microsoft Outlook régebbi verziójával:
- Válasszon új üzenet létrehozását.
- Kattintson az „Üzenet” fülre, és válassza ki Aláírás a „Felvétel” szakaszból.
- Kattintson az Aláírásokra, amikor megjelenik.
- Az „E-mail aláírás” lapon kattintson a gombra Új .
- Írjon be egy nevet az aláírásának, majd kattintson a gombra rendben gomb.
- Írja be az aláírásába foglalni kívánt szöveget az „Aláírás szerkesztése” mezőbe.
- A szöveg formázásához jelölje ki a szerkeszteni kívánt szöveget, majd használja a stílus és a formázás gombjait a kívánt beállításokhoz.
- További elemek, például képek, hiperhivatkozások és e-névjegykártyák hozzáadásával kattintson arra a helyre, ahol meg szeretné jeleníteni az elemet, és:
- e-névjegykártya - Kattints a Névjegykártya gombra, majd kattintson az egyik névjegyre a „Filed As” listában. Kattints a rendben gomb.
- Hiperhivatkozás - Kattints a Hiperhivatkozás ikonra, és írja be (vagy illessze be) azt az URL-t, amelyhez a hivatkozás a szöveget kapcsolja. Kattints a rendben gomb.
- Kép/Kép – Kattintson a Kép ikonra, keresse meg az aláírásához feltölteni kívánt képet, jelölje ki, majd kattintson a ikonra rendben gomb.
- Ha végzett a szerkesztéssel, kattintson az OK gombra az aláírás létrehozásának véglegesítéséhez.
- Az aláírás létrehozásához jelenleg megnyitott e-mailhez az aláírás nem kerül automatikusan hozzáadásra. Ezt manuálisan kell megtennie.
Az aláírás hozzáadása az e-mail üzenetekhez
Az aláírások automatikusan vagy manuálisan hozzáadhatók minden kimenő üzenethez, válaszhoz és továbbításhoz. Egy kiküldött e-mailben csak egy aláírás használható, így ha úgy dönt, hogy egyet automatikusan beállít, az lenne a legjobb, ha az aláírást szélesebb közönséghez igazítaná.
Aláírás automatikus beszúrása az e-mail üzenetbe:
- Hozzon létre egy új e-mailt.
- Menjen az „Üzenet” fülre, és kattintson az Aláírás elemre a Belefoglalás részben.
- Kattintson az Aláírásokra, amikor megjelenik.
- Keresse meg az „Alapértelmezett aláírás kiválasztása”, kattintson az „E-mail fiókok listája” legördülő menüre, válassza ki azt az e-mail fiókot, amelyhez aláírást szeretne társítani.
- Válassza ki a hozzáadni kívánt aláírást az „Új üzenetek” listából.
- Továbbításokhoz és válaszokhoz aláírás hozzáadásához válasszon egy aláírást a „Válaszok/továbbítások legördülő listából. Kattintson (egyik sem) ha nem szeretné, hogy legyen aláírása, küldje el a választ, és továbbítsa az e-mail üzeneteket.
- Kattintson rendben az aláírási beállítások mentéséhez.
Aláírás manuális hozzáadása az e-mail üzenethez:
- Hozzon létre egy új e-mail üzenetet.
- Kattintson az „Üzenet” fülre.
- Kattintson Aláírás , amely a „Felvétel” részben található.
- Válassza ki a beilleszteni kívánt aláírást, ha közvetlenül rákattint.
Az aláírás most megjelenik a kimenő üzenetben. Ha rosszul választott, vagy csak törölni szeretné a hozzáadott aláírást, jelölje ki az aláírást az üzenetben, és kattintson Töröl (vagy Backspace ) a billentyűzeten.
Microsoft Office 365-fiók használata az Outlook.com webhelyen
Azok számára, akik Microsoft Office 365-fiókkal használják a webes Outlookot, mindkét termékben aláírást kell létrehozniuk.
E-mail aláírások létrehozása és használata a webes Outlookban:
- Jelentkezzen be Outlook.com-fiókjába, és nyissa meg Beállítások gombra kattintva Fogaskerék ikonra az oldal tetején.
- Kattintson Levél , azután Írj és válaszolj .
- Írja be aláírását az E-mail aláírás mezőbe.
- A megadott formázási beállításokkal tetszés szerint módosíthatja aláírása megjelenését.
- Fiókonként csak egy aláírásod lehet.
- Ha azt szeretné, hogy az aláírás alapértelmezés szerint minden jövőbeli üzenetnél automatikusan megjelenjen, jelölje be az „Aláírásom automatikus hozzáadása az általam írt új üzenetekhez” négyzetet. Ezáltal minden jövőbeli e-mailben megjelenik az aláírása az alján.
- A továbbításokhoz és válaszokhoz be kell jelölni az „Aláírásom automatikus szerepeltetése azokon az üzeneteken, amelyeket továbbítok vagy válaszolok” négyzetben.
- Ha nem jelöli be egyik opciót sem, manuálisan kell aláírását hozzáadnia minden írt e-mailhez.
- Ha végzett a szerkesztéssel, kattintson a gombra Megment .
Az aláírás manuális hozzáadása:
- A postafiókban válassza az Új üzenet lehetőséget.
- Írja össze az üzenetet teljes egészében, és kattintson a hárompontos ikonra.
- Innen válassz Aláírás beszúrása .
- Ha az üzenet készen áll a megjelenésre, kattintson a gombra Küld gomb.