Kétségtelenül a Gmail a legnépszerűbb e-mail szolgáltatás. Kiválóan működik harmadik féltől származó alkalmazásokkal a tartalom szinkronizálására a különböző protokollok között. Ezenkívül jó lehetőségeket kínál az e-mailek automatizálására, kezelésére és rendezésére.
Ez az intelligens címkéken keresztül történik, amelyek mappákként használhatók, és van néhány alapértelmezett címke, amelyeknek automatikusan rendezniük kell a bejövő üzeneteket. Az igazat megvallva, minden beállítás és programozás eltarthat egy ideig. Mindazonáltal tiszta, zűrzavarmentes beérkező leveleket kap, és egyszerűbb lesz az összes e-mail tömeges kiválasztása és rendezése.
Mik azok az intelligens címkék?
A Smart Labels alapértelmezés szerint öt kategóriába sorolja a bejövő e-maileket. Íme, mik ezek:
Közösségi – Ez a címke társkereső szolgáltatásoktól, közösségi médiától és más médiamegosztó webhelyektől származó e-maileket tartalmaz.
- Frissítések – Digitális nyugtái, számlái, visszaigazolásai és pénzügyi kimutatásai a Frissítések címkére kerülnek.
- Elsődleges – A máshová nem tartozó üzenetek és a személyes e-mailek az Elsődleges címkére kerülnek.
- Fórumok – Az online fórumok, csoportok és fórumok üzeneteiről szóló e-mailek a Fórumok lapon jelennek meg.
- Promóciók – A bosszantó e-maileket és marketingkampányokat a Promóciókba küldik.
Jegyzet: A Gmail nagyon jól tudja szűrni az e-maileket a címkékbe, amennyiben engedélyezve vannak és megfelelően konfigurálva vannak. Előfordulhat azonban, hogy néhány új e-mail továbbra is az Elsődleges lapra kerül.
Intelligens címkék konfigurálása
A Google lehetővé teszi, hogy kiválassza, hogy mely intelligens címkék jelenjenek meg a postaládájában. Például a konfigurációs menüben eltávolíthatja a Promóciókat vagy a Közösségi tartalmakat a beérkező levelek közül. Ezt kell tenned.
1. lépés
Kattintson a fogaskerék ikonra a képernyő jobb felső sarkában a Beállítások menü eléréséhez. Ezután kattintson az „Összes beállítás megtekintése” elemre.
2. lépés
Most válassza a „Beérkezett üzenetek” lehetőséget, és kattintson a beérkező levelek mappájába kerülni kívánt címkék előtti mezőre. Hacsak nincs igazán szüksége a promóciós vagy közösségi e-mailekre, nyugodtan ne jelöljön be mindent. Ha végzett, kattintson a „Módosítások mentése” gombra a megerősítéshez, és már mehet is.
Szűrők használata az e-mailek automatikus rendezéséhez
A szűrők az e-mailek automatikus rendezésére és megfelelő címke alá helyezésére szolgálnak. Amint jeleztük, az alapértelmezett szűrők önmagukban elég jó munkát végeznek, és egyéni szűrőket is beállíthat.
1. lépés
Indítsa el a Gmailt, és kattintson a kis lefelé mutató nyílra a keresősávban (a nyíl a sáv jobb szélén található). A digitális űrlap legördül, és ki kell töltenie a megfelelő részeket.
2. lépés
Az űrlap meglehetősen átfogó, és tartalmazza a feladó és a címzett e-mail-címét, tárgyát, méretét, dátumát stb. A „Szavakat tartalmaz” mező meglehetősen érdekes, mert lehetővé teszi a célkulcsszavak megadását, és a spamet egyenesen a digitális feledésbe küldését.
3. lépés
Miután kitöltötte a mezőket, kattintson a Szűrő létrehozása gombra, és megjelenik egy másik felugró ablak, majd válassza a „Beérkezett üzenetek kihagyása (archiválás)” lehetőséget. Ezzel biztosíthatja, hogy a szűrő e-mailek elkerüljék a beérkező leveleket, és csak a kijelölt címke alatt jelenjenek meg. Ezenkívül válassza a „Szűrő alkalmazása erre is 15 megfelelő beszélgetések” elemet, amely az előugró ablak alsó részén található.
4. lépés
A „Címke alkalmazása” mellett található egy legördülő nyíl, kattintson a nyílra, és válassza ki a szűrt e-maileknek megfelelő címkét.
Szakértői tipp: A Google nem korlátozza a lehetőségeket az alapértelmezett címkékre. Kattintson az „Új címke” elemre, és hozzon létre egy egyedi címkét, amely megfelel az igényeinek.
5. lépés
Végül ismét rákattint a „Szűrő létrehozása” gombra, és az összes szűrt e-mail a beérkező levelek közül a címkébe ugrik. Ez vonatkozik az adott feladótól kapott régi e-mailekre is. A szűrt e-mailek előnézetét megtekintheti, ha kiválasztja az Összes levél lehetőséget, vagy megnyitja a szűrőt.
Fontos megfontolás
A szűrt üzenetek a megfelelő mappákban jelennek meg, ha levelezőprogramot használ a Gmail eléréséhez IMAP-on keresztül. Másrészt ez nem vonatkozik a POP Gmail használatára. Ezúttal a szűrt üzenetek az összes új üzenettel együtt megjelennek.
Szűrők exportálása és importálása
Lehet, hogy nem tudja, de a Google lehetővé teszi szűrők exportálását és importálását. Ez valódi életmentő lehet, ha új e-mail kliensre kell váltania.
A szűrők exportálásához nyissa meg a Gmail beállításait, kattintson az „Összes beállítás megtekintése” elemre, és válassza a „Szűrők és blokkolt címek” fület. Válassza ki az exportálni kívánt szűrőt, és kattintson az „Exportálás” gombra. Kapsz egy .xml fájlt, amely szövegszerkesztővel szerkeszthető. De nincs ok arra, hogy szerkesztéseket hajtson végre ott, mivel a feltöltés után könnyebb törölni/módosítani a szűrőket.
A szűrők importálása is meglehetősen egyszerű. Lépjen az oldal aljára, és válassza a „Szűrők importálása”, majd a „Fájl kiválasztása” lehetőséget. Keresse meg a szűrők .xml fájlját, kattintson rá, és válassza a „Fájl megnyitása” lehetőséget. A Gmail nem fejezi be automatikusan a műveletet, a megerősítéshez kattintson a „Szűrők létrehozása” gombra.
Ügyes trükk: A fontos e-mailek automatikus rendezésének leggyorsabb módja a csillagozás. Csak kattintson a dátum és az idő melletti kis csillagra, és az e-mailek megjelennek a Csillagozott részben.
Jön a postás
Ha mindent elmondott és kész, az automatikus rendezés beállítása a Gmailben némi időt és erőfeszítést igényel. De a felhasználói felület intuitív, egyszerűen használható, és csak egyszer kell megtennie.
Használ levelezőprogramot a Gmail-fiókja eléréséhez? Milyen egyéni címkéket szeretne létrehozni? Nyugodtan mondjon el nekünk többet preferenciáiról az alábbi megjegyzések részben.