Ha bármiről listát kell készítenie, nagy a kísértés, hogy az Excelt tekintse alapértelmezett tárhelynek: végül is ez csak egy kis lista az elemekről saját magának vagy néhány közeli kollégának.

Talán valami kifinomultabbra van szüksége, például számítási képletekre vagy makróprogramozásra az adatgyűjtés és -feldolgozás automatizálásához.

Sajnos az egyik legnagyobb probléma az is, hogy könnyedén elkezdhet dolgozni az Excelben vagy egy rivális táblázatkezelő programmal. Ami egy kis projektnek indul az Excelben, az valami hatalmassá nő, ekkor sebességi és stabilitási problémákkal vagy akár olyan fejlesztési problémával is szembesülhet, amelyet nem tud megoldani.

Ezenkívül a nagy adatkezelési feladatok gyakran jelentős kihívásokat jelentenek, mint például a szervezés, megvalósítás, fájlok osztályozása, adatbáziskezelés, felhasználói együttműködés stb. Az adatbázis szerkezetének felbomlásához mindössze annyi kell, hogy az adatokat rossz helyre helyezzük el, az adatokat nem következetesen gépeljük be, vagy akár két ember dolgozik ugyanazon a lapon. Számos dolog elromolhat, ami időbeli késést és adatvesztést okozhat.

Ez a cikk elmagyarázza az Excel-táblázatok használatakor felmerülő leggyakoribb problémákat, azok megoldását, valamint azt, hogy mikor érdemes inkább egy adatbázisra váltani.

1. probléma: Excel többfelhasználós szerkesztés

Amikor az Excel-rendszerek szervesen fejlődnek, gyorsan olyan problémákba ütközik, amikor az egyik felhasználó bármikor megnyitja a munkafüzetet, a másik pedig azt kapja, hogy az már nyitva van. A második felhasználó törölheti, várhat vagy megtekintheti a csak olvasható verziót. Az Excel ígérete, miszerint értesíti Önt, ha a másik személy kilép a munkafüzetből, szerencsejáték, mivel nem ellenőrzi olyan gyakran az állapotot, és előfordulhat, hogy soha nem tud felvilágosítást adni. Még ha igen, valaki más bejelentkezhet, és megnyithatja a fájlt Ön előtt.

A „solo user” effektusok elkerülése érdekében használhatja az Excel Online-t (az Excel levágott, webalapú verziója), vagy kapcsolja be a Megosztott munkafüzetek funkció. Itt található egy gyors útmutató a táblázat megosztásához.

1. Nyissa meg a kívánt táblázatot, és kattintson a gombra Fájl a csúcson.
2. Ezután a bal oldali menüben kattintson a gombra Részvény új ablak megnyitásához.
3. Most adja meg annak a felhasználónak az adatait, akivel meg szeretné osztani a táblázatot.

Az adatokat több munkafüzetre is feloszthatja, így a különböző emberek különböző munkafüzeteken dolgozhatnak anélkül, hogy egymás lábujjait tapossák.

2. probléma: Excel megosztott munkafüzetek

Az Excel Online alapértelmezés szerint több szerkesztőt is lehetővé tesz, de sok funkció hiányzik belőle. A szolgáltatás nem nagyon pályázik semmire, csak a legegyszerűbb feladatokra. Bár a Megosztott munkafüzetek funkciónak meg kell tennie a feladatot, tele van korlátozásokkal. Ha például a munkafüzet meg van osztva, nem hozhat létre táblázatot vagy nem törölhet cellablokkot.

Amikor az Excel-rendszerek szervesen növekednek, azzal a problémával találkozhatunk, hogy egyszerre csak egy felhasználó tud megnyitni egy munkafüzetet.

Vannak elkerülő megoldások bizonyos online Excel-korlátozásokra. Mások számára a munkafüzet szerkezetének módosításáról van szó, nem pedig egy már beállított munkafüzet használatáról – de ez a forgatókönyv gyakran akadályba ütközik. Ennek eredményeként lehetetlen egy megosztott munkafüzetet ugyanúgy használni, mint egy hagyományos, egyfelhasználós munkafüzetet.

A megosztott munkafüzetek módosításait a rendszer minden alkalommal szinkronizálja a felhasználók között, amikor a munkafüzetet menti. Ez a művelet időzített ütemezésre kerül, például ötpercenként kényszerítve a mentést. A rendszeres mentés és minden felhasználó változásának nyomon követése azonban meglehetősen nagy költséget jelent. A munkafüzetek gyorsan megnövelhetik a méretet, és megterhelhetik a hálózatot, lelassítva más rendszereket.

3. probléma: Excelhez csatolt munkafüzetek

Az adatok több munkafüzetre való felosztása megoldást jelenthet a többfelhasználós szerkesztés problémájára. Ennek ellenére valószínűleg kapcsolatokra lesz szükségük közöttük, hogy az egyikbe beírt értékeket a másikban használhassák. A munkafüzetek közötti hivatkozások akkor is hasznosak, ha különálló adatokat tárolnak külön fájlokban, nem pedig az egyes lapokat egy munkafüzetben.

Bosszantó módon ezek a linkek a frusztráció és az instabilitás újabb forrásai. Abszolúttá válnak, beleértve a forrásmunkafüzet teljes elérési útját, vagy relatívvá, beleértve a forrás- és célútvonal közötti különbséget is. Bár ez ésszerűen hangzik, az Excel rejtélyes szabályokat alkalmaz annak eldöntésére, hogy mikor kell használni az egyes hivatkozástípusokat, és mikor módosíthatja azokat.

A szabályokat több lehetőség szabályozza, valamint az, hogy a munkafüzetek mentésre kerültek-e a hivatkozások beszúrása előtt. A hivatkozások akkor is módosulnak, amikor menti a munkafüzetet, vagy megnyitja és használja Mentés másként másolat készítéséhez, ahelyett, hogy a fájlt másolná Fájlkezelő. Ennek a zűrzavarnak és bizonytalanságnak az a következménye, hogy a munkafüzetek közötti kapcsolatok könnyen megszakadnak, és a megszakadt hivatkozások helyreállítása időigényes folyamat. Senki sem fér hozzá az érintett fájlokhoz.

A kapcsolt adatok csak akkor frissülnek, amikor a fájlok megnyílnak, kivéve, ha kifejezetten rákattint Adatok > Lekérdezések és kapcsolatok > Hivatkozások szerkesztése > Értékek frissítése. Íme egy gyors bemutató.

1. Nyissa meg a kívánt táblázatot, és kattintson rá Adat a csúcson.
2. Most keresse meg Lekérdezések ésKapcsolatok és kattintson rá Linkek szerkesztése.
3. Ezután válassza ki Értékek frissítése.

Ha a hivatkozások nem két munkafüzet között vannak, hanem három vagy több munkafüzetet fed le, akkor az összes munkafüzetet a megfelelő sorrendben kell megnyitnia, hogy biztosítsa a frissített adatfolyamatok megfelelő sorrendjét, az elsőtől a másodikig a harmadikig. Ha megváltoztatott egy értéket az első munkafüzetben, majd megnyitotta a harmadikat, az nem lát semmilyen változást, mert a második munkafüzet nem frissítette az értékeit.

Ez az adatláncolás logikus, de növeli annak a valószínűségét, hogy az adatok helytelenek, vagy olyan munkafüzetet próbál meg megnyitni, amelyet valaki más már szerkeszt.

Természetesen megpróbálhatja teljesen elkerülni a linkelt munkafüzeteket, de fennáll annak a lehetősége, hogy ugyanazokat az adatokat több munkafüzetbe írja be, és ezzel együtt jár annak a veszélye, hogy minden alkalommal kissé eltérően írja be azokat.

4. probléma: Excel adatellenőrzés

Hibák minden számítógépes rendszerben belopódhatnak az adatokba: az emberek félreírják a szavakat, vagy monoton rendszerességgel transzponálják a számjegyeket számokká. Ha az adatait nem ellenőrizzük a bevitelükkor, akkor problémái lesznek.

Alapértelmezés szerint az Excel bármilyen típusú felhasználót elfogad. Lehetőség van keresési listákon érvényesítést beállítani, de ezek karbantartása nehézkes, főleg ha ugyanazt a mezőt több helyen használják. Ha a felhasználóknak mindenféle ellenőrzés nélkül kell megadniuk a dokumentumazonosító számokat vagy az ügyfél hivatkozási számokat, könnyen össze lehet kötni a rossz rekordokat anélkül, hogy ezt észrevennék. A rendszer adatintegritása végzetesen megsérül, és az adatok bármilyen elemzése gyanús.

Előfordulhat, hogy már akkor is szenved az adatérvényesítési problémáktól, ha nem ismeri a kiváltó okot. Vegyünk egy olyan helyzetet, amikor az Excelben van egy számlák listája. A felhasználó az egyes számlákra kissé eltérően írja be a vásárló nevét. Ennek eredményeként Ön a „Jones Ltd.”, a „Jones Limited”, a „Jonse Ltd.” és a „joness” számlákat kapja. Lehet, hogy tisztában van azzal, hogy ezek mind ugyanarra a cégre vonatkoznak, de az Excel nem. A számlaadatok bármely elemzése, például az ügyfelek havi bontású pivot táblája, több eredményt ad, amikor csak egynek kellene lennie.

5. probléma: Excel navigáció

A nagy munkafüzetekben kihívást jelent a navigáció. Az ablak alján található lapfülek szörnyű mechanizmust jelentenek a tájékozódásban, ha sok van belőlük. A képernyőn több megjeleníthető lap miatt nehéz megtalálni, amire szüksége van. Íme egy gyors módja a lapok közötti navigálásnak.

1. A képernyő alján, bal oldalán kattintson a jobb gombbal a nyilakra, a lapnevek bal oldalán, hogy megjelenjen a Lap aktiválása párbeszéd.

Csak az első 20 lap jelenik meg, mielőtt görgetnie kell a listán. Nincs lehetőség a kívánt lapot rendezni, csoportosítani vagy keresni. Az ablaknak az alábbihoz hasonlónak kell lennie.

6. probléma: Excel biztonság

Biztonságot adhat az Excel-munkafüzetekhez, de tele vannak problémákkal. A védelem sokkal inkább a munkafüzet szerkezetének védelmére irányul, nem pedig az adatokra. Megpróbálhat zárolni néhány munkalapot és cellát, hogy megakadályozza a felhasználókat a szerkezet és a képlet megváltoztatásában, de ha látják az adatokat, általában módosíthatják az összeset vagy az összeset (hacsak nem végez kreatív makróprogramozást).

7. probléma: Excel sebességgel kapcsolatos problémák

Az Excel nem a leggyorsabb alkalmazás, és programozási nyelve, a VBA, lassú a professzionálisabb programozási nyelvekhez, például a C#-hoz képest. Ez a forgatókönyv az Excel tervezett használatából és rugalmasságából fakad. Végül is ez egy táblázatkezelő motor. Igen, az Excel VBA szolgáltatásba kapcsolható adatlisták kezeléséhez, de ez nem jelenti azt, hogy ez a legjobb választás az ilyen jellegű munkákhoz. Más alkalmazások jobban megfelelnek az ilyen feladatoknak – főként azért, mert kifejezetten ezek elvégzésére tervezték őket.

Adatbázis használata strukturált adatokhoz

Ha a cikkben felvázolt problémák bármelyikével találkozik, ne hagyja figyelmen kívül azokat. Van egy professzionális válasz a strukturált adatok, az úgynevezett adatbázisok tárolására. Nem kell ijesztőnek vagy drágának lennie, és lehetővé kell tennie, hogy logikusan gondolja át adatait, hogyan kapcsolódnak egymáshoz, és hogyan kommunikál velük.

jegyzet: Ha táblázatkezelő megoldásról adatbázisra tér át, ne szolgai módon duplikálja a táblázattervezést, ragadja meg a lehetőséget, hogy jobbá tegye.

Vannak általános célú adatbázis-alkalmazások, amelyekkel személyre szabott megoldást készíthet. Alternatív megoldásként azt tapasztalhatja, hogy egy speciális adatbázis-alkalmazás – amely már az Ön által igényelt célra készült – olcsóbb, gyorsabban megvalósítható és jobban illeszkedik.

Ha például rendelkezik egy listával az ügyfelekről és a velük folytatott interakciók részleteiről, az ügyfélkapcsolat-kezelési (CRM) rendszernek minősül. A fantázianév ellenére a CRM rendszer egy speciális adatbázis. Hasonlóképpen, az olyan fiókcsomagok, mint a QuickBooks és a Sage, speciális adatbázisok. Ha nem talál olyan előre elkészített alkalmazást, amely megfelelne az Ön egyedi igényeinek, elkészítheti saját maga, vagy kérheti, hogy az informatikai osztálya vagy tanácsadója elkészítsen egyet.

A legelterjedtebb adatbázistípus a relációs adatbázis, amely táblázatokban tárolja adatait, és sorokból és oszlopokból áll. Minden sor külön tétel adatait tartalmazza. Például minden oszlop a tárgy más attribútumait írja le, például az ügyfél nevét vagy hitelkeretét.

A rekord létrehozásához csak egyszer kell megadnia az ügyfél adatait, majd annyi számlán használhatja fel, amennyire szüksége van.

A táblák között vannak definiált kapcsolatok, így például egy számla az ügyfél-azonosítót hordozza. Ez a folyamat azt jelenti, hogy könnyedén megtalálhatja egy adott ügyfél összes számláját, vagy lekérheti az ügyfél telefonszámát egy adott számláról. A vevőrekord létrehozásához csak egyszer kell megadnia az ügyfél adatait, majd annyi számlán felhasználhatja, amennyire szüksége van anélkül, hogy újra be kellene írnia. Adatbázis létrehozásához meg kell határoznia ezeket a táblákat és kapcsolatokat, majd meg kell adnia az adatok listázásához és szerkesztéséhez használni kívánt képernyőelrendezéseket.

Több tucat adatbázis-alkalmazás létezik. Néhányuk könnyen használható, és az egész munkát elvégzi, lehetővé téve a táblázatok, adatbeviteli képernyők és jelentések meghatározását. Mások bizonyos területeken teljesebb funkcionalitásúak, de más eszközöket igényelnek a teljes munka elvégzéséhez.

Például egy program megbízható lehet a táblák és kapcsolatok meghatározásakor, valamint robusztus elemzési és jelentéskészítési funkciókkal rendelkezik. Ennek ellenére az alkalmazásból végül hiányoznak az adatbeviteli képernyők meghatározásához szükséges eszközök. A Microsoft SQL Server a nyilvánvaló példa erre. Más nagy adatbázis-rendszerekhez hasonlóan az SQL Server gondoskodik a háttérről, és elvárja, hogy egy másik eszközt, például a Visual Studiot használjon az előtér fejlesztéséhez.

Mely adatbázis-lehetőségek megfelelőek az Ön számára?

1. adatbázis-opció: Microsoft Access

Az Access az asztali adatbázisok egyik nagypapája. Könnyen használható, ugyanakkor könnyen visszaélhető. Tervezhet táblázatokat, képernyőket és jelentéseket a semmiből, vagy kezdhet egy sablonból. Egyes sablonok nyíltan amerikaiak, és nem mindig tanítanak jó gyakorlatot, de gyorsan elvezetik az induláshoz. A képernyők és a programozási funkciók meglehetősen kifinomultak lehetnek. A kész alkalmazást az intraneten (NEM az interneten) keresztül telepítheti más felhasználók számára, ahelyett, hogy a fájlmegosztásokra hagyatkozna.

2. adatbázis-opció: Microsoft SharePoint

A SharePoint egy adatbázis, valamint egy dokumentumtárolási mechanizmus. Használhatja egyszerű listák összeállítására és összekapcsolására. A Form Designer kissé kifinomult, de a testreszabás továbbra is lehetséges. Hasznos a SharePoint azon képessége, hogy „megragadja” az Excelben felhalmozott adatok listáját, és egyéni listába helyezi azokat. A program mindenki számára elérhetővé teszi az egyéni listát a hálózaton, és lehetővé teszi a biztonság hozzáadását annak korlátozására, hogy ki mit tehet az adott adatokkal. Megkérheti a SharePointot, hogy e-mailben értesítse, ha valaki rekordokat ad hozzá, szerkeszt vagy töröl. Ha személyekre, naptárelemekre vagy feladatokra vonatkozó adatokat tárol, ezeket az adatokat szinkronizálhatja az Outlookkal.

3. adatbázis-opció: Zoho Creator

A Zoho Office egy webalkalmazás, amely olyan adatbázist tartalmaz, amely drag-and-drop funkciót használ az űrlapok egyszerű, intuitív módon történő szétosztására. A fogd és vidd folyamatot az interakciók és a munkafolyamatok programozásához is hozzászokik. Webszolgáltatásként adatai és alkalmazásai bárhonnan elérhetők, egyszerű biztonsággal, hogy adatait megőrizze privát módon. A Zoho felhasználónként, havonta számítja fel a díjat, de korlátozza a rögzített áron tárolható rekordok számát. A program extra költséget jelent, ha több adatot tárol, vagy olyan egyéb funkciókért, mint például az e-mail integráció.

Excel táblázatok használata

Amint láthatja, az Excel számos funkciót kínál, de egyes területeken hiányzik. Néha egy másik alkalmazás jobban teljesíti a feladatot, különösen, ha kifejezetten az adott feladathoz készült. Más esetekben az Excel jól működik, például kisebb adatbázisok esetén, ha tudja, hogyan lehet megelőzni a problémákat.

Gyakoribb problémákba ütközik az Excel használata során? Ossza meg gondolatait az alábbi megjegyzésekben.