A csapatkezelő alkalmazások nagyszerűek arra, hogy a csapat minden tagja ugyanazon az oldalon maradjon a szervezést illetően. Az Asana segítségével a menedzserek hatékonyan oszthatják el a feladatokat, és vendégtagokat adhatnak a támogató csapatokhoz, hogy további munkaerőt biztosítsanak fontos projektjeikhez.
Akár egy csapatot vezet, akár csak tag, mindent elmondunk a projektmenedzsment elsajátításáról, és arról, hogyan vehet fel vendégeket szervezetébe vagy csapatába az Asana szolgáltatásban. Olvasson tovább, ha többet szeretne megtudni.
Vendégek hozzáadása Asana-ban
Az Asana lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy új tagokat vegyenek fel, még akkor is, ha nem rendelkeznek e-mail domainnel. Ez a funkció akkor hasznos, ha új együttműködőket szeretne hozzáadni bizonyos feladatokhoz, vagy ügyfeleket ad hozzá, hogy nyomon kövesse a folyamatot. A vendég státusz lehetővé teszi, hogy a szervezeti domainnel rendelkező e-mail-címmel nem rendelkezők szervezeti vendéggé váljanak.
Az Asana szervezeteinek adminisztrátorai azok a személyek, akik jogosultak vendégeket meghívni és hozzáadni. Eldönthetik, hogy ki vehet fel új tagokat úgy, hogy kiválasztja, hogy csak adminisztrátorok, szervezeti tagok vagy mindenki hívhat-e meg új embereket a csapatba.
Így hívhat meg vendégeket a Kezelői konzolból:
- Nyissa meg az Asana alkalmazást, és kattintson a jobb felső sarokban található „Tagok” gombra.
- Koppintson a „Tagok meghívása” gombra.
- Írja be a meghívni kívánt személy e-mail címét.
- A legördülő menüből válassza ki azt a projektet, amelyhez hozzá szeretné rendelni őket.
- Erősítse meg a „Küldés” gombra kattintva.
Íme a lépések, amelyekkel meghívhat valakit egy projekthez:
- Nyissa meg az Asana alkalmazást és azt a projektet, amelybe új vendégeket szeretne hívni.
- Kattintson a „Tagok” ikonra, és megnyílik a „Projekt megosztása” ablak.
- Új csapattagokat vagy vendégeket hívhat meg a nevük vagy e-mail címük beírásával.
Hogyan hívhat meg embereket a szervezetébe
A legegyszerűbb módja annak, hogy új tagokat vagy vendégeket hívjon meg projektjeibe, ha küldjön nekik egy megosztható meghívólinket. Az Asana-felhasználók sok csatornán, például Slack-en, Microsoft Teams-en, e-mailben vagy akár szöveges üzenetben is megoszthatják ezeket a linkeket. A megosztható linkek kiválóan alkalmasak új tagok meghívására, az e-mail pedig a vendégek számára a legjobb.
Ha szeretne meghívni valakit egy projektbe, a következőket kell tennie:
- Nyissa meg az Asana-t.
- A bal oldalsávon keresse meg a megosztani kívánt projektet.
- Kattintson a jobb felső sarokban található „Megosztás” gombra.
- Válassza ki, hogy e-mailben vagy megosztható linken szeretne meghívni valakit.
- Másolja ki a linket a projekt megosztásához.
Ha szeretnél meghívni valakit a csapatba, a következőképpen teheted meg:
- Nyissa meg az Asana-t.
- Kattintson a csapat nevére.
- Érintse meg a „Meghívás” gombot.
- A felugró ablakban döntse el, hogy e-mailben vagy hivatkozással kíván-e meghívni tagokat.
További GYIK
A projekteket és feladatokat magánként kezelheti az Asana programban?
Igen, teljes ellenőrzése alatt áll az összes Asana projektje, és eldöntheti az állapotukat. Az engedélyek ellenőrzése lehetővé teszi, hogy szemmel tartsa az összes információt és láthatóságát a szervezet tagjai számára. Mindenki eldöntheti, hogy csak a csapatával és munkatársaival akar-e megosztani valamit, vagy mindenki mással a szervezetben.
Ha a feladatok egy privát projekt részét képezik, láthatóságuk csak a projekten és annak feladatain közvetlenül dolgozó együttműködőkre korlátozódik. Minden együttműködő láthatja saját feladatát vagy részfeladatait, de nem férhet hozzá mások feladataihoz, még akkor sem, ha ugyanabban a szervezetben vannak.
Néha, amikor azt szeretné, hogy bizonyos információk néhány csapattag között maradjanak, ezeket a projekteket privátként vagy akár csak megjegyzésként is megjelölheti. Miután beállította a feladatait nyilvánossá, mindenki számára elérhetővé válnak a szervezetéből vagy csapatából.
Ha úgy dönt, hogy módosítja projektje adatvédelmét, a következőket kell tennie:
• Kattintson a „+” jelre a jobb felső sarokban.
• Ott látni fogja a csapat összes tagját és vendégét, a tetején pedig a „Tegye priváttá” felirat.
• Ha rákattint a „Privátté tétel” lehetőségre, a projekt csak a csapattagok számára válik elérhetővé.
Alternatív megoldásként, ha egy feladat állapotát privátra szeretné módosítani, a következőket kell tennie:
• Nyisson meg egy feladatot az Asana programban.
• Kattintson a jobb felső sarokban található „Privátté tétel” lehetőségre.
• Így a feladatot csak Ön és más együttműködők láthatják.
• Távolítsa el az összes együttműködőt az oldal alján, ha azt szeretné, hogy ez a feladat privát legyen.
Hozzáadhat tagokat és vendégeket is ugyanahhoz a projekthez?
Valójában tagokat és vendégeket is hozzáadhat ugyanahhoz a projekthez. Miután ugyanabba a csapatba kerültek, láthatják egymás nevét, és többet kommunikálhatnak egymással. Ha két Vendég jelenleg „Privát felhasználóként” látja egymást, az azt jelenti, hogy nem ugyanazon a projekten dolgoznak, vagy nem ugyanahhoz a csapathoz tartoznak. Ha ugyanahhoz a projekthez rendelték őket, a nevük láthatóvá válik.
A tagok meghívhatnak vendégeket a szervezetbe, de az adminisztrátorok hozzák meg a végső döntéseket. Természetesen egy tag csak azokhoz a projektekhez adhat vendéget, amelyeken éppen dolgozik, az adminisztrátor pedig hozzáadhatja őket az összes aktív projekthez, valamint a rejtettekhez is.
Lehet-e több megbízottja az ászanában?
Jelenleg nem lehetséges, hogy több megbízott legyen az Asana programban. Egy feladathoz csak egy személy rendelhető, mivel ők a felelősek annak elvégzéséért.
Egy feladat megosztásának egyik módja az, ha egy vagy több részfeladatot adunk hozzá, ahol könnyedén becsatolhat több együttműködőt. Egy másik módszer a „Példányok hozzárendelése” opció használata, és több ember dolgozik ugyanazon feladat másolatán.
Integrálódik az Asana a csapatokkal?
Az Asana és a Microsoft Teams közösen létrehoztak egy sikeres csapatmenedzsment eszközt. Az Asana for Microsoft Teams használatával a csapatok hatékonyabban dolgozhatnak együtt. Ezen az integráción belül a Teams segítségével beszélgethet az együttműködőkkel, az Asana segítségével pedig feladatokat oszthat el.
A következőket teszi lehetővé az integráció:
• Kövesse az Asana-feladatokat, projekteket és frissítéseket a Teamsben.
• A Teams segítségével projekteket kereshet az Asana programban.
• Hozzon létre egyéni értesítéseket, amelyek mindkét platformon működnek.
• Testreszabhatja az összes értesítési beállítást.
• Használja az összes Microsoft Office fájlt, és csatolja azokat az Asana projektekhez és feladatokhoz.
• A OneDrive használatával tárolhatja az Asana-feladatokhoz és projektekhez szükséges összes fontos adatot.
Mit tehetnek a vendégek Asana városában?
A vendégek nem rendelkezhetnek ugyanolyan szintű hozzáféréssel, mint a szervezet tagjai. Ezenkívül csak azokat az információkat vagy fájlokat láthatják, amelyeket kifejezetten velük vagy egy csoporton belül megosztottak. A vendégek láthatják azokat a feladatokat, projekteket és nyilvános projekteket, amelyeket megosztottak velük, de nem rendelkeznek szerkesztési engedéllyel. őket.
Fizetős szolgáltatások állnak rendelkezésre, de amikor egyéni mezők létrehozásáról, szerkesztéséről vagy akár törléséről van szó, ez lehetetlen lesz, ha Ön az Asana vendége.
A vendégek hozzáférése a következő:
• Vendégek nem lehetnek a csoport tagjai
• A vendégek nem válhatnak csoporttaggá e-mail címük megváltoztatása nélkül
• A vendégek nem böngészhetnek más csapatok között, és nem férhetnek hozzá a szervezeten belüli különböző csoportokhoz
Mit jelent vendégnek lenni egy szervezetben?
A vendégek olyan felhasználók, akik nem rendelkeznek hivatalos e-mail fiókkal a cégtől. Meghívást kapnak, hogy segítsenek a csapatnak egy vagy több projektben. A Vendég állapottal kommunikálhat ügyfelekkel, ügyfelekkel vagy bárki mással, aki a projekten dolgozik. A Szervezeten belül azonban csak azt láthatja, amit mások megosztottak Önnel.
Az Asana szolgáltatásban a vendégek hozzáadhatnak vagy szerkeszthetnek értékeket a projekten vagy feladaton belül, de nem törölhetik azokat, és nem hozhatnak létre újakat. Ezenkívül hozzáférnek az összes prémium szolgáltatáshoz, amelyet engedélyeznek számukra, kivéve az egyéni mezőkezelést.
Láthatják egymást a vendégek?
A vendégek csak akkor láthatják egymást, ha legalább egy projekten együtt dolgoznak. Ellenkező esetben másokat „Privát felhasználóként” fognak látni. Így a szervezet gondoskodik arról, hogy ne lássák a nevüket, hacsak nem dolgoznak együtt valamin.
Mi a különbség a vendég és a korlátozott hozzáférésű tag között?
A vendégek és a korlátozott hozzáférésű tagok (LAM) egyaránt a vállalati ranglétra alján állnak. A LAM-ok lényegében már a szervezet részét képezik, míg a Vendégek ideiglenes csapattagok. Természetesen, ha egy Vendég tehetséges és kielégítő eredményeket mutat fel, LAM vagy akár Tag is lehet belőle.
Míg a vendégek nem osztoznak a cég domainjén, és nem számítanak bele az Asana-tervbe, a LAM-oknak van céges e-mail címük és helyszámuk a társaságban. A vendég állapot csak olyan szervezeteken és LAM-okon belül létezik, amelyek az Asana Szervezeteinek és Munkaterületeinek részét képezik.
Mindig maradj a pályán
A csapatok kezelése nem egyszerű feladat, de az olyan eszközök, mint az Asana, segíthetnek a munkateher kezelésében és olyan működő csapatok létrehozásában, amelyek időben teljesítenek. Egy speciális eszközkészlettel felszerelve, amely lehetővé teszi az adminisztrátorok számára, hogy néhány kattintással tagokat, vendégeket adhassanak hozzá, és a csapattagokat újrakezdhessék, nélkülözhetetlen eszköz minden professzionális vállalat számára.
Remélhetőleg segítettünk megérteni, hogyan működik az Asana, és hogyan hozhatja ki belőle a legtöbbet. Ráadásul most már tudja, hogyan adhat hozzá vendégeket a csapatához, és hogyan kezelheti az összes projekt láthatóságát.
Szereted az Asana-t használni? Használtad a Microsoft Teams-szel?
Mondjon el nekünk többet erről az alábbi megjegyzések részben.