Ha csapata Smartsheetet használ, akkor már ismeri a tökéletes irányítópult létrehozásának és megtervezésének fontosságát. Ez az intuitív kommunikációs eszköz ideális különféle típusú tartalmak bemutatására, amelyeket mindenki megtekinthet és szerkeszthet. A Smartsheet által kínált widgetek átfogó választékának köszönhetően az Ön irányítópultjai valóban hozzájárulhatnak csapata növekedéséhez és vállalata teljesítményéhez.
A Smartsheet minden irányítópultja alapvetően egy üres vászon, ahol minden típusú információ hozzáadható, beleértve a vizuális tartalmat, statisztikákat, idővonalakat és fontos jelentéseket. Ezek az információk widgetek segítségével oszthatók meg, amelyek hozzáadhatók, testreszabhatók és törölhetők.
Miután befejezte az irányítópultot, hozzáadhatja munkatársait, hogy megtekinthessék és szerkeszthessék az Ön által bemutatott összes információt. Így hozhat létre irányítópultot, rendszerezhet widgeteket, adhat hozzá személyeket és testreszabhatja.
Irányítópult létrehozásához a Smartsheetben, kövesse az alábbi lépéseket:
- Nyissa meg a Smartsheet-et.
- Kattintson a „+” ikonra a bal oldalsávon.
- Lépjen a „Létrehozás” oldalra.
- Válassza az „Irányítópult” lehetőséget a lehetőségek listájából.
- Írja be az irányítópult címét.
- Kattintson az „OK” gombra.
Ez minden benne van. Sikeresen létrehozott egy irányítópultot a Smartsheetben. Azonban ami most van, az egy üres tábla. Mielőtt felveszi a csapat tagjait, először be kell szúrnia az összes fontos adatot az irányítópultra. Ezért minden adatot elő kell készítenie, amely az irányítópulton megjelenik.
Adatok előkészítése
Nem számít, milyen szervezettnek tűnik az irányítópult, ha nem tartalmazza a megfelelő információkat, minden kemény munkája hiábavaló lesz. Ezért fontos, hogy az irányítópult tervezésének megkezdése előtt előkészítse az adatokat. Tehát mielőtt elkezdené, szánjon időt néhány tényező átgondolására.
Először is fontolja meg az irányítópult általános célját. Szeretnél egy irányítópultot bemutatni bizonyos típusú eredményeket, esetleg csapatod általános teljesítményét? Célja, hogy elmagyarázzon valamit, vagy utasításokat írjon egy bizonyos projekthez? Vagy azt szeretné, hogy a Smartsheet irányítópultja olyan hely legyen, ahol mindenki megtalálhatja a munkájához szükséges erőforrásokat?
Ezután vegye figyelembe a közönségét. Más szóval, vegye figyelembe azokat az embereket, akikkel meg szeretné osztani az irányítópultot. Ez a közönség munkatársakból, vezetőkből vagy ügyfelekből állhat. Meg kell terveznie, hogyan fogja bemutatni adatait a közönségével összhangban.
Az adatok irányítópulthoz való előkészítéséhez használjon más Smartsheet-szolgáltatásokat. Használhatja például a Lapösszefoglalót az összes adat rendszerezésére, valamint a legfontosabb információk kiemelésére. A jelentések egy másik módja annak, hogy az egyes projektek összes fontos részét rögzítsük. Végül, ha portfóliót szeretne létrehozni, az összesítő lapok a megfelelő út. Sőt, az ilyen típusú lapok kiválóan alkalmasak magas szintű mérőszámokhoz is.
Építés és tervezés
Miután elkészítette az összes adatot, és létrehozta az irányítópultot, végre itt az ideje, hogy hozzáadja az összes fontos összetevőt – a widgeteket. A Smartsheet nyolcféle widgetet kínál: Cím, Rich Text, Metric, Chart, Shortcut, Report, Image és Web Content.
Kezdjük a címmel. A következőket kell tennie az irányítópult használatának megkezdéséhez:
- Nyissa meg az irányítópultot a Smartsheetben.
- Lépjen a ceruza ikonra az irányítópult jobb felső sarkában.
- Kattintson a „+” ikonra a jobb oldalsávon.
- Válassza a „Cím” lehetőséget a widgetek listájából.
- Írja be az irányítópult címét.
- Kattintson bárhová a címen kívül a mentéshez.
A Rich Text widget olyan leírás hozzáadására szolgál, amely megragadja az irányítópult lényegét. Ugyanúgy adja hozzá, ahogyan beszúrta a címet, és közvetlenül a cím alatt lesz. Sőt, lehetősége van szerkeszteni a szöveg méretét, betűtípusát és színét.
Bonyolultabb modulokhoz, például a metrikához és a jelentéshez, fájlt vagy adatokat kell feltöltenie. A Jelentés widget segítségével a teljes jelentést minimalizált formában jelenítheti meg. Íme, hogyan történik:
- Nyissa meg az irányítópultot.
- Kattintson a ceruza ikonra a képernyő jobb felső sarkában.
- Válassza ki a „+” ikont a jobb oldalsávon.
- Lépjen a „Jelentés” elemre.
- Az új lapon válassza a „Jelentés hozzáadása” lehetőséget.
- Válassza ki a beszúrni kívánt projektet, majd kattintson az „OK” gombra.
Ha hozzá szeretné adni a Metric widgetet, a lépések ugyanazok. A Metric widget segítségével kiemelheti egy adott munkalap legfontosabb pontjait. Ezenkívül minden widget testreszabható, ami azt jelenti, hogy bárhol elhelyezheti a műszerfalon. Ha akarod, át is méretezheted.
Ha hivatkozást szeretne hozzáadni az irányítópulthoz, akkor a keresett widget a parancsikon. Ez nem csak azt teszi lehetővé, hogy URL-címet adjon hozzá egy másik Smartsheet-fájlhoz, hanem gyakorlatilag bármihez hozzáadhat hivatkozást. Ezenkívül feltölthet fájlt a számítógépéről.
Egy másik hasznos funkció a Kép widget, amellyel bármilyen típusú vizuális tartalom hozzáadható. Feltölthet képet a számítógépéről, a Google Drive-ról, a OneDrive-ról, a Boxról és a Dropboxról.
Mivel azt szeretné, hogy az összes widget elférjen az irányítópulton, jó ötlet megvárni, amíg mindegyiket hozzáadja, mielőtt elkezdi átméretezni őket. Csak húzza a widget sarkait, hogy nagyobb vagy kisebb legyen. Ügyeljen arra, hogy az irányítópult ne legyen túl sok információval tele. Egy másik módja annak, hogy minden rendezettnek tűnjön, ha ragaszkodunk a hasonló színsémákhoz.
A már létrehozotthoz hasonló widget hozzáadásának gyors módja a „+” ikonra kattintva. Ettől kezdve lépjen a „Clone Widget” opcióra. Annyi másolatot készíthet, amennyire szüksége van.
Ha végre elkészült az irányítópulttal, ideje megosztani azt munkatársaival. Kovesd ezeket a lepeseket:
- Nyissa meg a „Megosztás” gombot az irányítópult jobb felső sarkában.
- Az „Együttműködők meghívása” mezőben add hozzá akit szeretnél.
- Az „Engedélyek” részben válassza ki, ha szeretné, hogy mások szerkeszthessék az irányítópultját.
- Írja be az irányítópult tárgyát.
- Ha akarod, írj üzenetet. Ez a rész nem kötelező.
- Döntse el, hogy értesíteni szeretné-e a hozzáadott személyeket.
- Kattintson az „Irányítópult megosztása” elemre.
- Válassza a „Bezárás” lehetőséget. Kapsz egy meghívólinket, amelyet elküldhetsz a csapattagoknak.
Egy másik lehetőség a közzététel. Válassza ki, hogy mindenki számára elérhető lesz-e, vagy szüksége lesz a meghívó hivatkozásra az irányítópult eléréséhez.
Tervezze meg a legjobb irányítópultokat a Smartsheetben
Most már tudja, hogyan hozhat létre irányítópultokat a Smartsheetben. Azt is tudja, hogyan adhat hozzá widgeteket, hogyan szabhatja testre, és ossza meg irányítópultját csapatával. Ha egyszer rájön, hamarosan megtanulja, hogy a Smartsheet összes sablonjával igazán kreatív lehet.
Létrehozott már irányítópultot a Smartsheetben? Használta az útmutatóban említett widgetet? Tudassa velünk az alábbi megjegyzések részben.