Akár egy gyors pénzügyi táblázatot szeretne összeállítani, akár egy munkatársával szeretne együtt dolgozni egy Excel-szerű dokumentumon, a Google Táblázatok nagyszerű, webalapú és ingyenes alternatívája az Excelnek, a milliók országszerte, hogy adatokat töltsenek be egy dokumentumba, tekintsék meg és osszák meg azokat, és matematikai eszközökkel nyomon követhessék az adott tartalmat egy táblázat segítségével.
A táblázatkezelő programok egyik leghasznosabb szempontja az, hogy mennyire rugalmasak. A táblázatok szolgálhatnak adatbázisként, számítási motorként, platformként a statisztikai modellezéshez, szövegszerkesztőként, médiakönyvtárként, teendők listájaként stb. A lehetőségek szinte végtelenek. A táblázatok, köztük a Google Táblázatok egyik különösen gyakori felhasználási módja az időkövetés, például az alkalmazottak óránkénti ütemezése vagy a számlázható munkaidő.
Ha a Google Táblázatokat használja az idő ilyen módon történő nyomon követésére, akkor gyakran előfordul, hogy ki kell számítania két időbélyeg közötti különbséget, vagyis azt az időt, amely két időesemény között eltelt. Például, ha valaki 9:15-kor bejelentkezett, majd délután 4:30-kor kilépett, akkor 7 óra 15 percig volt rajta az óra. Ha valami ilyesmihez kell használnia a Táblázatokat, akkor gyorsan észreveszi, hogy nem az ilyen jellegű feladatok kezelésére készült.
Mégis, bár a Google Táblázatokat nem kifejezetten az ehhez hasonló funkciók kezelésére tervezték, egy kis előkészülettel könnyű rávenni erre. Ebben a cikkben megmutatom, hogyan számíthatja ki automatikusan a különbséget két időbélyeg között a Google Táblázatokban.
Ebben a cikkben egy munkaidő-nyilvántartási formátumot fogok használni, amely megmutatja a személy munkába állásának időpontját, a távozás idejét és a (számított) időtartamot. Az alábbiakban láthatja a példához használt táblázatot:
Időszámítás a Google Táblázatokban
Az időadatokat tartalmazó két cella közötti különbség méréséhez a Sheetsnek meg kell értenie, hogy a cellákban lévő adatok időadatok. Ellenkező esetben a 9:00 és 10:00 óra közötti különbséget 60 perc vagy egy óra helyett 100-nak számítja.
Ehhez az idő oszlopokat Időre, az időtartam oszlopot pedig Időtartamra kell formázni. Kövesse az alábbi lépéseket a táblázat beállításához:
- Nyissa meg a Google-lapját.
- Jelölje ki az első (Beérkezett idő) oszlopot, kattintson a menüben a „123” formátum legördülő menüjére, majd válassza Idő mint a formátum.
- Ismételje meg a második (Time Out) időoszlopnál.
- Formázza a Ledolgozott órák oszlopot a következőre: Időtartam ugyanúgy.
5. Most az oszlopok megfelelően vannak formázva, hogy kiszámítsa a két rögzített időbélyeg között eltelt időt.
Példánkban a Time In az A oszlopban található, A2-vel kezdődően, és a Time Out a C oszlopban, C2-től kezdve. A ledolgozott órák száma az E oszlopban található. A helyesen beállított formátumokkal nem is lehetne egyszerűbb a számítás. Mindössze a következő képletet kell használnia: '=(C2-A2)'. Ez megadja a két cella között eltelt időt, és órákban jeleníti meg.
Ezt a számítást tovább viheti dátumok hozzáadásával. Ez akkor hasznos, ha 24 óránál tovább tart, vagy egy műszakon belül két napot foglal magában. Ehhez állítsa be az időt és az időtúllépés oszlopokat Date Time formátumra.
Ez minden benne van. A fent felsorolt lépések követésével és a megadott képlet használatával hihetetlenül egyszerű az idő kiszámítása a Google Táblázatokban.
Gyakran Ismételt Kérdések
A Google Táblázatokkal sok mindent megtehet, íme néhány a legtöbbször feltett kérdés.
Hogyan adjunk hozzá szüneteket az idő kiszámításakor?
Az alkalmazottak által ledolgozott órák kiszámításakor hasznos tudni, hogyan kell szüneteket hozzáadni a munkaidő-nyilvántartáshoz. Többféleképpen is be lehet illeszteni az ebédszünetet a dolgozók ledolgozott óráiba, kitérünk a szünet kezdetének és befejezésének módszerére.
- Hozd létre a Break Start Oszlopozzon, és adja hozzá az összes törést a cellákhoz.
Hagyja az oszlopformátumot automatikusra, a Google Táblázatok elvégzi a többit.
2. Ezután hozza létre a Break End Hagyja az oszlopot, és hagyja a formátumot automatikusan bekapcsolva.
3. Számítsa ki az órákat a Ledolgozott órák oszlophoz. Tehát E2 = (B2-A2) + (D2-C2). Ez a következő: (Szünet kezdete – Idő kezdete) + (Időtúllépés – Szünet vége) = az adott napon ledolgozott órák száma. 
Számítsa ki ezt minden sorra, hogy az Ön Ledolgozott órák száma Az oszlop így néz ki.
Tehát E3 = (B3-A3) + (D3-C3) stb.
Hogyan konvertálhatja a perceket törtekké?
Ha az időnövekedésekkel foglalkozunk, hasznos lehet, ha percek helyett törtekre konvertálhatjuk, azaz 30 perc = 1/2. A percek törtre konvertálása egyszerű, ennek többféle módja is van.
- Hozzon létre egy új cellát, ebben a példában K2-vel, és formázza így Szám.
2. Állítsa a képletet a következőre:= (E2) * 24‘.
Ha követed, a végösszegnek 5,50-nek kell lennie, és valahogy így fog kinézni.
Könnyedén alkalmazhatja ezt egy cellacsoportra vagy -oszlopra, és pillanatok alatt konvertálhatja azokat.
Hogyan találja meg a legrövidebb munkaidőt?
Ha gyorsan meg kell találnia a legkevesebb ledolgozott időt, akkor ez segíteni fog. A MIN() függvény egy beépített függvény, amely lehetővé teszi, hogy gyorsan megtalálja a minimális értéket egy számlistában.
- Hozzon létre egy új cellát, és állítsa be Időtartam, I2 ebben a példában, és rendelje hozzá a következőt: "=MIN(E2:E12)‘.
Feltéve, hogy követte a példát, a Min. Munkaóra Az oszlop 5:15:00 legyen.
Könnyedén alkalmazhatja a MIN() vagy MAX() függvényt egy oszlopra vagy cellacsoportra, próbálja ki Ön is.
Hogyan számítja ki az összes ledolgozott órát?
Ha nem ismeri a programozást vagy az Excelt, akkor a Google Táblázatok egyes beépített funkciói furcsának tűnhetnek. Szerencsére nem kell sokat számolni az összes ledolgozott munkaórát. Ebben a példában kiszámítjuk az összes alkalmazott által egy nap alatt ledolgozott összes munkaórát.
- Hozzon létre egy új cellát, és rendelje hozzá mint Időtartam, ebben a példában a G13 cella.
2. A Képlet (fx)Rúd: írja be a ‘=SZUM(E2:E12)‘. Ez megadja az összes ledolgozott órát az E2-től E12-ig. Ez az Excel és a különféle programozási nyelvek szabványos szintaxisa.
A végösszegnek 67:20:00-nak kell lennie, és így kell kinéznie: 
Végső gondolatok
A Google Táblázatokat nem kifejezetten munkaidő-nyilvántartásra tervezték, de egyszerűen konfigurálható erre. Ezzel az egyszerű beállítással gyorsan és egyszerűen nyomon követheti a ledolgozott órákat. Ha az időintervallumok átlépik a 24 órás határt, a dolgok kissé bonyolultabbá válnak, de a Táblázatok továbbra is meg tudják oldani, ha időről dátumra váltanak.
Remélhetőleg hasznosnak találta ezt az oktatóanyagot. Ha igen, mindenképpen tekintse meg a TechJunkie további cikkeit, hogy megtalálja azokat a tippeket és trükköket, amelyekre szüksége van ahhoz, hogy a legtöbbet hozza ki kedvenc technológiai eszközeiből és alkalmazásaiból.
(Szeretné megtudni egy személy életkorát? Tekintse meg oktatóanyagunkat, amely bemutatja, hogyan számíthatja ki az életkort egy születési dátum alapján a Táblázatok alkalmazásban. Elolvashatja cikkünket is, amely arról szól, hogy hány nap telt el két dátum között a Táblázatok szolgáltatásban, vagy esetleg szeretné megtudni, hogyan a mai dátum megjelenítéséhez a Táblázatokban.)
Van más tippje a Google Táblázatok időkövetésére? Mesélj róluk lent!